Ajouter des fichiers et des pages web à la base de connaissances d'Olvio

La base de connaissances d'Olvio contient des documents et des pages web avec des informations qui ne figurent pas sur vos pages produit, par exemple une FAQ, un guide des tailles, des conseils d'entretien, des conditions de garantie ou des fiches techniques. L'IA les utilise dans les chats des pages produit et, avec les forfaits Growth et Scale, dans les conversations Olvio Advisor.

Vous les gérez sur la page Configuration IA, dans les sections Fichiers de connaissances et Pages web externes. Les deux sections sont disponibles avec tous les forfaits, et votre forfait détermine le nombre de fichiers et de pages que vous pouvez ajouter. Ces deux sections n'utilisent pas la barre d'enregistrement de la page : un fichier est enregistré lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans la base de connaissances, et une page web est enregistrée dès qu'Olvio l'a lue.

Dans les chats des pages produit, Olvio lit déjà les pages, les articles de blog et les politiques de votre boutique : voir Comment Olvio lit les pages, articles de blog et politiques de votre boutique. Les conversations Olvio Advisor ne les utilisent pas : avec les forfaits Growth et Scale, ajoutez donc dans Pages web externes toute page de votre boutique dont l'Advisor a besoin. Une page ajoutée à cet endroit est aussi envoyée avec chaque message des chats des pages produit et, comme elle est votre entrée la plus récente, elle peut écarter des fichiers et des pages plus anciens de ceux que l'IA utilise (voir Comment Olvio utilise vos fichiers et vos pages ci-dessous) : n'ajoutez donc que les pages dont l'Advisor a besoin. Les notes qui concernent un seul produit se placent dans le champ méta custom.olvio_knowledge de ce produit : voir Ajouter des notes propres à un produit avec le champ méta custom.olvio_knowledge.

Téléverser un fichier de connaissances

Les fichiers de connaissances acceptent les formats PDF, DOCX, TXT, MD et CSV, jusqu'à 50 Mo par fichier. Olvio ignore les autres types de fichiers : si vous en déposez ou en sélectionnez un, par exemple une feuille de calcul Excel ou un ancien fichier Word (.doc), aucune fenêtre de vérification ne s'ouvre. Avant de les ajouter, enregistrez les feuilles de calcul au format CSV, et les anciens fichiers Word au format DOCX ou PDF.

Dans l'admin Olvio, ouvrez Configuration IA.
Dans Fichiers de connaissances, cliquez sur Ajouter des fichiers et choisissez un fichier, ou déposez un fichier dans la zone de téléversement.
Olvio extrait le texte dans votre navigateur et affiche Lecture de suivi du nom du fichier. Une fenêtre intitulée Vérification : suivie du nom du fichier s'ouvre ensuite.
Vérifiez le texte et modifiez-le si nécessaire. Seul le texte de cette fenêtre est enregistré.
Cliquez sur Enregistrer dans la base de connaissances. Le message Fichier téléversé confirme l'envoi, et le fichier apparaît dans la liste. Pour arrêter sans enregistrer, cliquez sur Annuler.

Olvio ne téléverse pas le fichier d'origine : il envoie et conserve uniquement le nom du fichier et le texte de la fenêtre de vérification, et l'IA peut voir les deux.

Les fichiers s'ajoutent un par un. Si vous en déposez ou en sélectionnez plusieurs, Olvio ouvre le premier et affiche un message ; ajoutez les autres après l'avoir enregistré ou annulé.

Vérifier le texte extrait

Les avertissements sur l'extraction s'affichent en haut de la fenêtre de vérification, sous À noter :

Fichiers sans texte. Si Olvio ne trouve aucun texte dans un fichier, la zone de texte reste vide et Enregistrer dans la base de connaissances n'est pas disponible. Pour un PDF, le message indique que le PDF semble numérisé ou ne contenir que des images : un PDF numérisé n'a pas de texte sélectionnable, lancez donc d'abord une reconnaissance de texte (OCR), ou collez vous-même le texte dans la zone. Si seules certaines pages sont numérisées, Olvio ignore ces pages sans avertissement : vérifiez donc que la zone de texte contient toutes les pages dont vous avez besoin. Pour les autres fichiers, par exemple un document Word qui ne contient que des images, le message est No readable text was extracted… Vérifiez que le document contient du texte et non des images de texte, ou collez vous-même le texte dans la zone.
Fichiers qu'Olvio ne peut pas lire. Si un PDF ou un DOCX est endommagé ou protégé, ou si votre navigateur ne parvient pas à charger le lecteur PDF ou DOCX d'Olvio (par exemple sur un réseau ou avec une extension de navigateur qui le bloque), la zone de texte reste vide, Enregistrer dans la base de connaissances n'est pas disponible, et le message À noter commence par Couldn't read suivi du nom du fichier et de la raison. Si le fichier demande un mot de passe à l'ouverture, enregistrez-en une copie sans mot de passe et ajoutez cette copie. Si le fichier s'ouvre normalement sur votre ordinateur sans mot de passe, désactivez toute extension de navigateur susceptible de bloquer le lecteur, ou passez à un autre navigateur ou à un autre réseau. Ouvrez ensuite de nouveau l'admin Olvio dans un nouvel onglet et ajoutez de nouveau le fichier : l'ajouter de nouveau sur la page déjà ouverte peut afficher le même message. Si l'échec persiste, ou si le fichier ne s'ouvre pas normalement, réenregistrez-le depuis une autre application, ou copiez son texte dans un fichier TXT, puis ajoutez-le de nouveau.
Documents Word. Un fichier DOCX peut aussi afficher quelques courtes remarques issues de la conversion. Vérifiez que le texte de la zone est correct ; si c'est le cas, vous pouvez enregistrer.
Lignes répétées. Dans les PDF de plusieurs pages, Olvio supprime les lignes courtes qui se répètent sur de nombreuses pages, comme les en-têtes et les pieds de page, et vous indique combien il en a retiré. Vérifiez que rien de ce dont vous avez besoin n'a été supprimé.
Documents longs. Chaque fichier peut contenir jusqu'à 900 Ko de texte. Le compteur sous le texte indique la taille actuelle, par exemple 120.5 KB / 900 Ko (max par fichier). Si un document est plus long, Olvio conserve les 900 premiers Ko et vous avertit.

Pour les fichiers CSV, Olvio transforme chaque ligne en ligne de tableau et sépare les colonnes à chaque virgule, y compris les virgules à l'intérieur d'un texte entre guillemets. Si certaines cellules contiennent des virgules, vérifiez ces lignes dans la fenêtre de vérification.

Olvio lit les fichiers TXT, MD et CSV comme du texte UTF-8. Si les lettres accentuées s'affichent mal dans la fenêtre de vérification, cliquez sur Annuler, enregistrez de nouveau le fichier avec l'encodage UTF-8 (dans Excel, choisissez CSV UTF-8 (délimité par des virgules)), puis ajoutez-le de nouveau.

Ajouter une page web externe

Dans Configuration IA, allez dans Pages web externes et collez l'adresse complète de la page, par exemple https://example.com/faq.
Cliquez sur Ajouter. Le bouton affiche un indicateur de chargement pendant qu'Olvio lit la page.
Une fois la page lue, le message Page ajoutée à la base de connaissances s'affiche et la page apparaît dans la liste.

Olvio conserve tout le texte de la page, y compris les menus et les pieds de page : choisissez donc des pages centrées sur les informations dont les acheteurs ont besoin.

Si la page ne peut pas être lue, rien n'est enregistré et le message Impossible de récupérer cette page : s'affiche, suivi de la raison. L'adresse reste dans le champ pour que vous puissiez la corriger. Olvio peut lire une page lorsque :

L'adresse commence par https:// et utilise un nom de domaine public. Les adresses IP, localhost et les adresses avec un numéro de port (comme :8080) sont refusées avec le message URL invalide. Utilisez une adresse https:// publique complète.
La page est publique. Olvio ne peut pas se connecter à un site : il ne voit que ce que voit un visiteur non connecté. Si ce visiteur obtient une page de connexion, de mot de passe ou de cookies à cette adresse, Olvio peut enregistrer le texte de cette page à la place, sans erreur, et l'afficher comme Récupérée. Pour vérifier, ouvrez l'adresse dans une fenêtre de navigation privée.
L'adresse pointe vers une page web ou un fichier texte brut. Les autres fichiers, comme un PDF accessible par un lien sur un site web, échouent avec Unsupported content type : téléchargez le fichier et téléversez-le plutôt dans Fichiers de connaissances.
Le texte se trouve dans la page elle-même. Olvio n'exécute pas les scripts de la page : une page qui construit son contenu avec JavaScript peut donc échouer avec No readable text found…, ou ne fournir à Olvio qu'une partie de son texte.
Le site accepte les visiteurs automatisés. Certains sites bloquent les visiteurs automatisés : la page peut alors échouer avec une erreur HTTP comme HTTP 403, ou avec No readable text found…, même si elle s'ouvre dans votre navigateur. Dans ce cas, copiez le texte de la page dans un fichier TXT et téléversez-le dans Fichiers de connaissances.
La page se charge en 10 secondes au maximum et ne dépasse pas 3 Mo. Sinon, vous voyez Timed out after 10 s, Network error while reading… ou Page too large (max 3 MB).
Si l'adresse redirige, l'adresse finale respecte les mêmes règles. Sinon, vous voyez Redirected to a blocked address.

Une raison comme HTTP 404 est l'erreur renvoyée par le site web : ouvrez l'adresse dans votre navigateur pour vérifier qu'elle est correcte. Network error signifie qu'Olvio n'a pas pu se connecter au site : vérifiez l'adresse et réessayez. Chaque adresse ne peut être ajoutée qu'une seule fois ; si vous l'ajoutez de nouveau, le message Cette URL est déjà dans votre base de connaissances. s'affiche.

Maintenir les pages web à jour

Chaque page apparaît dans la liste sous son domaine et son chemin, comme example.com/faq, avec un badge d'état :

Récupérée : Olvio dispose du texte de la page. La ligne en dessous affiche Actualisée le suivi de la date et de l'heure de la dernière lecture de la page par Olvio.
Erreur : la dernière tentative de lecture de la page a échoué. La ligne en dessous affiche Dernière tentative le suivi de la date et de l'heure, puis de la raison. Olvio continue d'utiliser le texte lu précédemment.

Pour vérifier une page maintenant, cliquez sur son icône d'actualisation. Vous voyez Page actualisée si le contenu a changé, ou Déjà à jour s'il n'a pas changé. Si Olvio ne parvient pas à lire la page, vous voyez Impossible d'actualiser : suivi de la raison, et le contenu précédent reste utilisé.

Olvio actualise aussi vos pages automatiquement, normalement chaque nuit, et ne remplace le texte enregistré que si la page a changé. Un échec de l'actualisation automatique affiche le même badge Erreur et conserve le texte précédent.

Mettre à jour ou supprimer des fichiers et des pages

Vous ne pouvez ni afficher ni modifier le texte d'un fichier après l'avoir enregistré. Pour mettre à jour un document, supprimez-le et téléversez la nouvelle version. Pour changer l'adresse d'une page web, supprimez la page et ajoutez la nouvelle adresse.

Pour supprimer un fichier ou une page web, cliquez sur l'icône de corbeille à côté. L'élément est supprimé immédiatement, sans étape de confirmation, et le message Fichier supprimé s'affiche.

Limites des forfaits

Votre forfait détermine le nombre de fichiers de connaissances et le nombre de pages web externes que vous pouvez ajouter. Les deux limites sont distinctes : les pages web ne comptent pas dans votre limite de fichiers, et les fichiers ne comptent pas dans votre limite de pages web. Ces limites portent sur le nombre d'entrées que vous pouvez enregistrer, pas sur le nombre d'entrées que l'IA utilise : dans les conversations, elle n'utilise que vos fichiers et pages les plus récents, comptés ensemble (voir la section suivante).

Forfait	Fichiers de connaissances	Pages web externes
Starter	10	10
Growth	30	30
Scale	100	100

Un compteur sous la description de chaque section, comme 3/10, indique combien vous en avez ajouté et passe au rouge lorsque vous atteignez la limite.

À la limite, Olvio n'ajoute pas l'entrée et affiche You've reached the Starter plan limit of 10 knowledge files… pour un fichier, ou Limite de 10 pages web atteinte (forfait Starter). Supprimez-en une ou passez au forfait supérieur. pour une page, avec votre propre forfait et votre propre limite. Pour les fichiers, cette vérification a lieu lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans la base de connaissances. La fenêtre de vérification se ferme lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans la base de connaissances : si le fichier n'est pas enregistré, les modifications que vous avez faites sont perdues et vous devez ajouter de nouveau le fichier. Si votre compteur de fichiers est déjà à la limite, supprimez un fichier avant de téléverser. Pour en ajouter davantage, supprimez une entrée de cette section ou, avec Starter ou Growth, passez à un forfait supérieur : voir Monter ou descendre de forfait.

Si vous passez à un forfait dont la limite est plus basse, les fichiers et pages déjà ajoutés sont conservés, mais vous ne pouvez plus en ajouter dans une section tant qu'elle n'est pas repassée sous la nouvelle limite.

Comment Olvio utilise vos fichiers et vos pages

L'IA utilise les informations de vos fichiers et de vos pages pour répondre aux acheteurs, avec la consigne de les présenter comme les connaissances propres de votre boutique, sans dire de quel document ou de quelle page elles proviennent.
L'IA a pour consigne d'ignorer les instructions écrites dans un fichier ou une page. Pour modifier son comportement, utilisez Règles de conversation : voir Rédiger des règles de conversation efficaces.
Les modifications de vos fichiers et de vos pages, comme une entrée nouvelle, actualisée ou supprimée, sont prises en compte dans les conversations en quelques minutes, généralement dès le prochain message envoyé par un acheteur.
Olvio n'utilise qu'un nombre limité de vos entrées les plus récemment ajoutées, fichiers et pages web comptés ensemble, et une quantité limitée de leur texte. Si vous ajoutez beaucoup d'entrées, les plus anciennes ne sont pas utilisées, même courtes. Un long document peut aussi occuper tout cet espace à lui seul : la fin d'un document très long peut donc ne pas être utilisée. Limitez votre base de connaissances à quelques documents ciblés : regroupez les documents courts qui vont ensemble dans un seul fichier, et supprimez ceux qui sont obsolètes. Pour redonner la priorité à un document plus ancien, supprimez-le et ajoutez-le de nouveau.
Le texte est envoyé à Claude avec votre clé API Anthropic en même temps que chaque message d'un acheteur : les fichiers et pages longs augmentent donc votre consommation Anthropic. Voir Ce qui utilise votre clé API Anthropic, et ce qui ne l'utilise pas.
Tout ce qui se trouve dans votre base de connaissances peut être répété aux acheteurs : n'ajoutez donc pas de documents internes ou confidentiels.
Les fichiers et les pages ne modifient pas les questions suggérées affichées sur vos pages produit.

Pour voir les questions auxquelles l'IA n'a pas su répondre et décider quoi ajouter, consultez Repérer et combler les lacunes de connaissance dans l'onglet Sans réponse.

Messages que vous pouvez voir

Message	Que faire
« size-guide.pdf » est trop volumineux (max. 50 Mo)	Le fichier dépasse 50 Mo. Réduisez sa taille, divisez-le ou copiez son texte dans un fichier TXT.
Impossible de lire « size-guide.csv » — essayez de le convertir en PDF ou TXT	Votre navigateur n'a pas pu ouvrir le fichier. Vérifiez qu'il s'ouvre sur votre ordinateur, puis ajoutez-le de nouveau. Si l'échec persiste, copiez son texte dans un nouveau fichier TXT et téléversez celui-ci.
Un message commençant par File content too large	Le texte de la fenêtre de vérification dépassait 900 Ko : le fichier n'a donc pas été enregistré. Ajoutez de nouveau le fichier et limitez le texte à 900 Ko au maximum avant d'enregistrer.
Too many uploads… ou Trop de requêtes — patientez un instant puis réessayez.	Patientez un instant, puis ajoutez de nouveau le fichier, ou réessayez avec la page web.
Could not save the file… ou Impossible d'enregistrer la page. Réessayez dans un instant.	Un problème temporaire a empêché l'enregistrement. Patientez un instant, puis ajoutez de nouveau le fichier, ou réessayez avec la page web.