Añadir archivos y páginas web a la base de conocimiento de Olvio

La base de conocimiento de Olvio reúne documentos y páginas web con información que no aparece en tus páginas de producto, como unas preguntas frecuentes, una guía de tallas, instrucciones de cuidado, condiciones de garantía o fichas técnicas. La IA los usa en los chats de las páginas de producto y, en los planes Growth y Scale, en las conversaciones de Olvio Advisor.

Los gestionas en la página Configuración IA, en las secciones Archivos de conocimiento y Páginas web externas. Ambas secciones están disponibles en todos los planes, y tu plan determina cuántos archivos y páginas puedes añadir. Estas dos secciones no usan la barra de guardado de la página: un archivo se guarda cuando haces clic en Guardar en la base de conocimiento, y una página web se guarda cuando Olvio la ha leído.

En los chats de las páginas de producto, Olvio ya lee las páginas, los artículos de blog y las políticas de tu propia tienda: consulta Cómo lee Olvio las páginas, artículos de blog y políticas de tu tienda. Las conversaciones de Olvio Advisor no los usan, así que en los planes Growth y Scale añade en Páginas web externas cualquier página de tu tienda que necesite el Advisor. Una página que añadas ahí también se envía con cada mensaje de los chats de las páginas de producto y, al ser tu entrada más reciente, puede dejar fuera archivos y páginas más antiguos de los que usa la IA (consulta Cómo usa Olvio tus archivos y páginas más abajo), así que añade solo las páginas que necesite el Advisor. Las notas sobre un solo producto van en el metacampo custom.olvio_knowledge de ese producto: consulta Añade notas específicas de producto con el metacampo custom.olvio_knowledge.

Subir un archivo de conocimiento

Los archivos de conocimiento admiten archivos PDF, DOCX, TXT, MD y CSV de hasta 50 MB cada uno. Olvio ignora los demás tipos de archivo: si sueltas o seleccionas uno, como una hoja de cálculo de Excel o un archivo antiguo de Word (.doc), no se abre ninguna ventana de revisión. Antes de añadirlos, guarda las hojas de cálculo como CSV y los archivos antiguos de Word como DOCX o PDF.

En el admin de Olvio, abre Configuración IA.
En Archivos de conocimiento, haz clic en Agregar archivos y elige un archivo, o suelta un archivo en la zona de carga.
Olvio extrae el texto en tu navegador y muestra Leyendo seguido del nombre del archivo. Después se abre una ventana titulada Revisión: seguida del nombre del archivo.
Revisa el texto y edítalo si es necesario. Solo se guarda el texto de esta ventana.
Haz clic en Guardar en la base de conocimiento. El mensaje Archivo subido confirma la subida y el archivo aparece en la lista. Para salir sin guardar, haz clic en Cancelar.

Olvio no sube el archivo original: solo envía y guarda el nombre del archivo y el texto de la ventana de revisión, y la IA puede ver ambos.

Los archivos se añaden de uno en uno. Si sueltas o seleccionas varios, Olvio abre el primero y muestra un mensaje; añade los demás después de guardarlo o cancelarlo.

Revisar el texto extraído

Los avisos sobre la extracción aparecen en la parte superior de la ventana de revisión, bajo Atención:

Archivos sin texto. Si Olvio no encuentra texto en un archivo, el cuadro de texto queda vacío y Guardar en la base de conocimiento no está disponible. En un PDF, el mensaje indica que el PDF parece escaneado o formado solo por imágenes: un PDF escaneado no tiene texto seleccionable, así que primero pásale un reconocimiento de texto (OCR) o pega tú mismo el texto en el cuadro. Si solo algunas páginas están escaneadas, Olvio las omite sin avisar, así que comprueba que el cuadro de texto contiene todas las páginas que necesitas. En otros archivos, como un documento de Word que solo contiene imágenes, el mensaje es No readable text was extracted… Comprueba que el documento contiene texto y no imágenes de texto, o pega tú mismo el texto en el cuadro.
Archivos que Olvio no puede leer. Si un PDF o DOCX está dañado o protegido, o si tu navegador no puede cargar el lector de PDF o DOCX de Olvio (por ejemplo, en una red o con una extensión del navegador que lo bloquee), el cuadro de texto queda vacío, Guardar en la base de conocimiento no está disponible y el mensaje de Atención empieza por Couldn't read seguido del nombre del archivo y el motivo. Si el archivo pide una contraseña al abrirlo, guarda una copia sin contraseña y añade esa copia. Si el archivo se abre con normalidad en tu ordenador sin contraseña, desactiva cualquier extensión del navegador que pueda bloquear el lector, o cambia a otro navegador o a otra red. Después, vuelve a abrir el admin de Olvio en una pestaña nueva del navegador y añade el archivo otra vez: si lo vuelves a añadir en la página que ya está abierta, puede aparecer el mismo mensaje. Si sigue fallando, o si el archivo no se abre con normalidad, vuelve a guardarlo desde otra aplicación, o copia su texto en un archivo TXT, y añádelo de nuevo.
Documentos de Word. Un archivo DOCX también puede mostrar algunas notas breves de la conversión. Comprueba que el texto del cuadro es correcto; si lo es, puedes guardar.
Líneas repetidas. En los PDF de varias páginas, Olvio elimina las líneas cortas que se repiten en muchas páginas, como encabezados y pies de página, y te indica cuántas ha quitado. Comprueba que no se ha eliminado nada que necesites.
Documentos largos. Cada archivo puede contener hasta 900 KB de texto. El contador bajo el texto muestra el tamaño actual, por ejemplo 120.5 KB / 900 KB (máx. por archivo). Si un documento es más largo, Olvio conserva los primeros 900 KB y te avisa.

En los archivos CSV, Olvio convierte cada fila en una línea de tabla y separa las columnas en cada coma, incluidas las comas dentro de texto entre comillas. Si algunas celdas contienen comas, revisa esas filas en la ventana de revisión.

Olvio lee los archivos TXT, MD y CSV como texto UTF-8. Si las letras con tilde se ven mal en la ventana de revisión, haz clic en Cancelar, vuelve a guardar el archivo con codificación UTF-8 (en Excel, elige CSV UTF-8 (delimitado por comas)) y añádelo de nuevo.

Añadir una página web externa

En Configuración IA, ve a Páginas web externas y pega la dirección completa de la página, por ejemplo https://example.com/faq.
Haz clic en Añadir. El botón muestra un indicador de carga mientras Olvio lee la página.
Cuando la página se ha leído, ves Página añadida a la base de conocimiento y la página aparece en la lista.

Olvio conserva todo el texto de la página, incluidos los menús y los pies de página, así que elige páginas centradas en la información que necesitan los compradores.

Si la página no se puede leer, no se guarda nada y ves No se pudo recuperar esta página: seguido del motivo. La dirección se queda en el campo para que puedas corregirla. Olvio puede leer una página cuando:

La dirección empieza por https:// y usa un nombre de dominio público. Las direcciones IP, localhost y las direcciones con número de puerto (como :8080) se rechazan con URL no válida. Usa una dirección https:// pública completa.
La página es pública. Olvio no puede iniciar sesión en un sitio, así que solo ve lo que ve un visitante que no ha iniciado sesión. Si ese visitante recibe una página de inicio de sesión, de contraseña o de cookies en esa dirección, Olvio puede guardar en su lugar el texto de esa página, sin error, y mostrarla como Recuperada. Para comprobarlo, abre la dirección en una ventana de navegación privada.
La dirección apunta a una página web o a un archivo de texto sin formato. Otros archivos, como un PDF enlazado desde un sitio web, fallan con Unsupported content type: descarga el archivo y súbelo en Archivos de conocimiento.
El texto está en la propia página. Olvio no ejecuta los scripts de la página, así que una página que genera su contenido con JavaScript puede fallar con No readable text found… o darle a Olvio solo parte de su texto.
El sitio deja entrar a visitantes automatizados. Algunos sitios bloquean a los visitantes automatizados, así que la página puede fallar con un error HTTP como HTTP 403, o con No readable text found…, aunque se abra en tu navegador. En ese caso, copia el texto de la página en un archivo TXT y súbelo en Archivos de conocimiento.
La página carga en 10 segundos o menos y no supera los 3 MB. Si no, ves Timed out after 10 s, Network error while reading… o Page too large (max 3 MB).
Si la dirección redirige, la dirección final cumple las mismas reglas. Si no, ves Redirected to a blocked address.

Un motivo como HTTP 404 es el error que devolvió el sitio web: abre la dirección en tu navegador para comprobar que es correcta. Network error significa que Olvio no pudo conectarse al sitio: comprueba la dirección y vuelve a intentarlo. Cada dirección solo se puede añadir una vez; si la añades de nuevo, ves Esta URL ya está en tu base de conocimiento.

Mantener actualizadas las páginas web

Cada página aparece en la lista con su dominio y su ruta, como example.com/faq, y una etiqueta de estado:

Recuperada: Olvio tiene el texto de la página. La línea de debajo muestra Actualizada el con la fecha y la hora en que Olvio leyó la página por última vez.
Error: el último intento de leer la página falló. La línea de debajo muestra Último intento el con la fecha y la hora, seguido del motivo. Olvio sigue usando el texto que leyó antes.

Para comprobar una página ahora, haz clic en su icono de actualizar. Ves Página actualizada si el contenido cambió, o Ya está al día si no cambió. Si Olvio no puede leer la página, ves No se pudo actualizar: seguido del motivo, y se sigue usando el contenido anterior.

Olvio también actualiza tus páginas automáticamente, normalmente cada noche, y solo sustituye el texto guardado cuando la página ha cambiado. Una actualización automática fallida muestra la misma etiqueta Error y conserva el texto anterior.

Actualizar o eliminar archivos y páginas

No puedes ver ni editar el texto de un archivo después de guardarlo. Para actualizar un documento, elimínalo y sube la nueva versión. Para cambiar la dirección de una página web, elimina la página y añade la nueva dirección.

Para eliminar un archivo o una página web, haz clic en el icono de papelera que tiene al lado. Se elimina al momento, sin paso de confirmación, y ves Archivo eliminado.

Límites de los planes

Tu plan determina cuántos archivos de conocimiento y cuántas páginas web externas puedes añadir. Los dos límites son independientes: las páginas web no cuentan para tu límite de archivos y los archivos no cuentan para tu límite de páginas web. Estos límites indican cuántas entradas puedes guardar, no cuántas usa la IA: en las conversaciones, solo usa tus archivos y páginas más recientes, contados juntos (consulta la siguiente sección).

Plan	Archivos de conocimiento	Páginas web externas
Starter	10	10
Growth	30	30
Scale	100	100

Un contador bajo la descripción de cada sección, como 3/10, muestra cuántos has añadido y se pone en rojo cuando alcanzas el límite.

Al llegar al límite, Olvio no añade la entrada y muestra You've reached the Starter plan limit of 10 knowledge files… para un archivo, o Has alcanzado el límite de 10 páginas web (plan Starter). Elimina una o mejora tu plan. para una página, con tu propio plan y tu propio límite. En los archivos, esta comprobación se hace cuando haces clic en Guardar en la base de conocimiento. La ventana de revisión se cierra cuando haces clic en Guardar en la base de conocimiento, así que si el archivo no se guarda, pierdes los cambios que hayas hecho y tienes que volver a añadir el archivo. Si tu contador de archivos ya está en el límite, elimina un archivo antes de subir otro. Para añadir más, elimina una entrada de esa sección o, en Starter o Growth, mejora tu plan: consulta Subir o bajar de plan.

Si cambias a un plan con un límite más bajo, los archivos y páginas que ya añadiste se conservan, pero no puedes añadir más a una sección hasta que esté por debajo del nuevo límite.

Cómo usa Olvio tus archivos y páginas

La IA usa la información de tus archivos y páginas para responder a los compradores, con la instrucción de presentarla como conocimiento propio de tu tienda, sin decir de qué documento o página procede.
La IA tiene la instrucción de ignorar las instrucciones escritas dentro de un archivo o una página. Para cambiar su comportamiento, usa Reglas de conversación: consulta Escribir reglas de conversación eficaces.
Los cambios en tus archivos y páginas, como una entrada nueva, actualizada o eliminada, llegan a las conversaciones en pocos minutos, normalmente a partir del siguiente mensaje que envíe un comprador.
Olvio solo usa un número limitado de tus entradas añadidas más recientemente, contando juntos archivos y páginas web, y una cantidad limitada de su texto. Si añades muchas entradas, las más antiguas no se usan, aunque sean cortas. Un documento largo también puede ocupar todo ese espacio por sí solo, así que puede que no se use el final de un documento muy largo. Limita tu base de conocimiento a unos pocos documentos bien enfocados: combina en un solo archivo los documentos cortos relacionados y elimina los obsoletos. Para volver a dar prioridad a un documento antiguo, elimínalo y añádelo de nuevo.
El texto se envía a Claude con tu clave API de Anthropic junto con cada mensaje de un comprador, así que los archivos y páginas largos aumentan tu uso de Anthropic. Consulta Qué usa tu clave API de Anthropic y qué no.
Todo lo que hay en tu base de conocimiento se puede repetir a los compradores, así que no añadas documentos internos ni confidenciales.
Los archivos y las páginas no cambian las preguntas sugeridas que se muestran en tus páginas de producto.

Para ver qué preguntas no pudo responder la IA y decidir qué añadir, consulta Detecta y corrige lagunas de conocimiento en la pestaña Sin responder.

Mensajes que puedes ver

Mensaje	Qué hacer
«size-guide.pdf» es demasiado grande (máx. 50 MB)	El archivo supera los 50 MB. Reduce su tamaño, divídelo o copia su texto en un archivo TXT.
No se ha podido leer «size-guide.csv» — intenta convertirlo a PDF o TXT	Tu navegador no pudo abrir el archivo. Comprueba que se abre en tu ordenador y vuelve a añadirlo. Si sigue fallando, copia su texto en un archivo TXT nuevo y súbelo.
Un mensaje que empieza por File content too large	El texto de la ventana de revisión superaba los 900 KB, así que el archivo no se guardó. Vuelve a añadir el archivo y deja el texto en 900 KB o menos antes de guardar.
Too many uploads… o Demasiadas solicitudes — espera un momento y reintenta.	Espera un momento y vuelve a añadir el archivo, o vuelve a intentarlo con la página web.
Could not save the file… o No se pudo guardar la página. Inténtalo de nuevo en un momento.	Un problema temporal impidió guardar. Espera un momento y vuelve a añadir el archivo, o vuelve a intentarlo con la página web.